El cambio es una constante del universo
El cambio es difícil pero necesario y para probarlo no hace falta más que ver hacia atrás en nuestras propias vidas para percatarnos de esa realidad ¿acaso no fue difícil movernos de ciudad para trabajar en otro lado o sacrificar algo que amábamos hacer por crecer profesionalmente, o la decisión de formalizar una relación en matrimonio? estoy seguro que tendrás recuerdos de momentos difíciles pero que al observarlos a la distancia está claro te hicieron crecer, te hicieron más fuerte.
El cambio es una constante del universo y así como afectó, y afecta nuestras vidas, está claro que también afecta todo nuestro entorno.
El cambio de software en una empresa no es menos fácil y menos cuando este es el núcleo de la operación como es el caso de la SOFOMes o SOFIPOs, etc, y es que la incertidumbre es enorme ya que la empresa se pone en un gran riesgo el cual muchas de las veces no lo vale a pesar de que eso signifique seguir con un sistema que no cumple con sus necesidades o peor, se torna en su contra al no permitir a la empresa operar de manera más eficiente.
El equipo de Capvital estamos conscientes de esta realidad y por ello pensamos en crear un guía simple para ayudar a aquellas organizaciones en su toma de decisión en lo que a adquirir o cambiar de sistema se refiere.
¿Cómo tomar la decisión correcta?
El trabajo en el pasado
Para tomar la decisión correcta de si cambiar de sistema o no primero es necesario dar un paso atrás y recordar cómo se realizaba el trabajo que ahora resuelve o ayuda a resolver el software.
Por ejemplo, antes de Word se escribía a maquina lo cual nos traía toda clase de problemas como las equivocaciones las cuales tenían que ser corregidas con papel corrector (en algunos casos usábamos líquido corrector) y teníamos que tener toda clase de insumos para poder llevar a cabo el proceso de escritura y me refiero a papel y los rollos de tinta. En este ejemplo es obvio el beneficio de Word.
Estoy seguro que al recordar como era el proceso de la operación de tu empresa podrás también ver las ventajas de tu software y si este te ha librado de alguna o algunas tareas ya son puntos a favor de este, pero si ha introducido nuevas problemáticas que consumen demasiado tiempo réstale esos puntos.
Procesamiento directo (sin interacción humana)
Estamos ya en el siglo 21 y por entrar a una nueva década, ya todo debería ser automatizado y aquellas empresas que no sean capaces de adaptarse pues simplemente estarán fuera de la liga más temprano que tarde y es que no hay manera que puedan competir contra aquellas que están implementando tecnología de punta.
Es una realidad, la adopción de tecnología ha hecho más eficientes a todas las empresas ya que pueden optimizar recursos y esto se debe a lo que en la industria financiera llamaron procesamiento directo (STP por sus siglas en inglés).
La única manera de hacer más rápida y eficiente una tarea es quitando el factor humano de la fórmula y en el sector financiero fue donde se comenzó toda una revolución para tratar de idear un sistema que pudiera agilizar las transacciones financieras mediante el uso de sistemas automáticos (y es que el humano introducía graves y costosos errores)
Ahora bien, si tu software actual te ayuda a automatizar tareas o te brinda las herramientas para que puedas extender sus funcionalidades dale otro punto más, de lo contrario ya es tiempo que vayas viendo a otro lado ya que este te está limitando y nos encontramos en un punto clave de transición en el que las fintech se comerán a la empresas financieras tradicionales, y ya deberías estar mirando en esa dirección.
Un software que haga todo o varios que trabajen en conjunto
Antes los software eran sistemas cerrados pero afortunadamente la realidad ha cambiado y esta cerrazón va en declive, y es que las empresas han comprendido que nos encontramos en un mundo interconectado y como tal si sus productos pretenden vivir la siguiente década es necesario brindar una opción de intercomunicación con otros sistemas.
La realidad es que ningún software que prometa resolver todos los problemas lo hará, al menos no como cada posible cliente de este espera que lo haga, pero un conjunto de softwares que se intercomuniquen entre ellos sí pudieran darte esa funcionalidad que esperas.
Y pues en este sentido la mejor apuesta es a aquel software o aquellos que permitan la intercomunicación entre ellos. Foco rojo si tu sistema actual es cerrado al no permitir interconexión con otros ya que esto limitará tu operación sobremanera y realmente coloca a tu empresa en una posición de riesgo puesto que el aislamiento convierte tu software en un “punto único de fallo”.
Así pues, enlista los pros y contras de cada software que encuentres en el mercado pero siempre busca que estos tengan esa interoperabilidad.
Actualización del Software y soporte técnico
Otro factor importante a tomar en cuenta son las actualizaciones que se le da al software, con qué frecuencia se actualiza y si las solicitudes de clientes son revisadas por el equipo y si estas son implementadas posteriormente.
El software es como un jardín, si no se le da mantenimiento este comienza a crecer desproporcionadamente, las hierbas malas invaden y toman el lugar de aquellas plantas que nos interesan y esto da lugar para que toda clase de alimañas habiten el lugar. Si el software no se le actualiza constantemente se vuelve un problema para el cliente y esto es un factor al que sí debes darle peso y es que aquí solo estoy hablando del mantenimiento y no de nuevas funcionalidades o mejoras que también deberías de tomar en cuenta ya que como la realidad cambia el software también debe cambiar a esta.
Entonces, si la empresa de tu software actual no te brinda información clara en cuanto a su política de actualizaciones llámese mantenimiento, mejoras o características nuevas y tampoco te brinda un espacio para solicitud de funcionalidades y mucho menos es claro el proceso por que el pasan esas solicitudes para descartarse o llevarse a desarrollo entonces debes restarle puntos ya que sin claridad en estos aspectos tu empresa corre un riesgo de no poder realizar actividades clave con el software, quedarse limitado o peor aún, ser abandonado por la empresa en caso de terminar sus operaciones inadvertidamente (cualquier empresa que no actualice ni mantenga su código terminará saliendo del mercado).
Quién debe estar involucrado en la decisión de adquisición del software
Es algo muy común que directivos sean los que deciden el software a utilizar y esto puede ser algo bueno o algo malo dependiendo de cuan empapado esté esta persona con los procesos de cada departamento, pero durante los años que tenemos en el negocio nos hemos percatado que la mayoría de las veces los directivos no conocen los detalles esos procesos, lo cual es normal pues para eso se contrata gente experta en su área pero el problema reside precisamente en tomar decisiones tan importantes por sobre las necesidades de su personal.
Y por otro lado tenemos la otra cara de la moneda, el invitar a todos a que den su opinión al respecto lo cual puede llevar a enfrentamientos lo cual podría terminar en una mala decisión o ninguna.
Aquí será clave poder discernir a quiénes tomar en cuenta para crear un grupo con el cual se pueda dialogar y llevar a buen término una decisión de compra.
Visualiza tus opciones, mídelas y toma decisiones informadas
A la hora de decidir siempre es importante no basarnos en nuestros instintos, seguro que habrá un gran margen de error de hacerlo de esa manera, no caigas en esa trampa. La mejor manera de hacerlo es mediante el uso de información y visualizar esta, así tus opciones mostrarán con mayor claridad aspectos importantes a tener en cuenta y puedas tomar una decisión informada.
Un método muy útil es el uso de una matriz en la cual se colocarán por un lado los softwares de tu interés y por otro lado las características que te interesa comparar, a continuación te muestro un ejemplo de lo que a nuestro parecer son los aspectos que debes tomar en cuenta, pero tu podrás extender estas características a tu gusto.
Lo siguiente es otorgar puntos en caso de que el software en cuestión cumpla con lo que se busca o un cero en caso de que no. Al final podrás promediar esas características para obtener un puntaje y compararlos por cada software, incluso puedas utilizar escalas de colores para que visualmente sea más obvia la calificación y de esa manera pueda descartar opciones y enfocarte en los sistemas que más destacan, lo que seguiría es comunicarte con los líderes de cada proyecto y buscar química entre ambos lados pues a pesar de que es un servicio tecnológico una buena relación entre tu equipo y el del software será de mucha ayuda durante todo el proceso e incluso una vez que te hayas comprometido con ellos.
Por supuesto aquí no termina todo pero en publicaciones futuros daremos continuidad a este proceso y hablaremos de la implementación de un sistema y toda la clase de batallas que tendrás que librar, pues no será fácil!